Rapport van de Algemeen Secretaris

Rol van de AS in een federatie (Working Policy)

Wat zijn de functies van de algemeen secretaris in een federatie?

Volgens de Working Policy bestaat de rol van de algemeen secretaris van de Federatie erin samen te werken met de voorzitter onder leiding van het uitvoerend comité van de Federatie. In geval van vacature van de voorzitter om diverse redenen fungeert hij als vicevoorzitter van het voltallige uitvoerend comité. Hij is verantwoordelijk voor het notuleren in comités en vergaderingen en deelt de notulen met alle leden van het Federatiecomité en met de zusterinstellingen. Hij deelt een waaier aan informatie mee aan de voorzitter of het Federatiecomité en voert taken uit die algemeen gezien verband houden met het kantoorbeheer. Samen met de voorzitter beheert hij eveneens de planning van de activiteiten op meer of minder lange termijn, in samenwerking met de verantwoordelijken van de pijlers en de departementen. Ten slotte onderhoudt hij het contact met de andere algemeen secretarissen van de zusterinstellingen van de federaties en van de Unie.

Taken van het secretariaat

Wat zijn de taken van de algemeen secretaris?

De taken die de agenda van een algemeen secretaris in beslag nemen, zijn de regelmatige en essentiële activiteiten van de functie. Zoals in elke administratie kunnen er echter ook onvoorziene zaken zijn die tijdelijk een grotere betrokkenheid vereisen.

Eerst en vooral moeten de vergaderingen van de beperkte en voltallige comités van de Federatie worden voorbereid.

• De agenda opstellen in samenwerking met de voorzitter,
• De beslissingen noteren,
• De verslagen schrijven en zo nodig corrigeren,
• De verslagen sturen naar de bevoegde personen: de bestuurders, de leden van het beperkt en het voltallig bestuur, de federaties, de Unie, de Divisie en GCAS.
• De verslagen archiveren.

Daarnaast is de algemeen secretaris ook verantwoordelijk voor de dienststaat van het personeel (predikanten en bedienden) waarin hun dienstjaren worden bijgehouden met het oog op hun pensioen. Deze tabellen bevatten de hele evolutie van de loopbaan van de predikant of werknemer binnen onze Federatie.

Verder is er ook het toezicht op de statistische documenten betreffende de leden van de Federatie. Onze assistente Chantal Dhoosche heeft tot aan haar pensioen in samenwerking met de secretarissen van de kerken van de Federatie de gegevens bijgehouden over overschrijvingen, dopen en geloofsbelijdenissen. Dit is essentieel werk voor de plaatselijke kerk en de Federatie. Ik dank Chantal en de kerksecretarissen die de gegevens over bewegingen of inschrijvingen van gemeenteleden met aandacht en toewijding beheren, meestal met grote nauwkeurigheid. Tot de komst begin juni 2023 van de nieuwe assistente zijn Chantals taken verdeeld over de administrateurs, de predikanten en Valerie, die momenteel tijdelijk onze enige assistente is.

De algemeen secretaris moet ook deelnemen aan de verschillende comités die verband houden met zijn functie, te beginnen met de Commissie Personeelszaken.

Gezien het in onze kerk gebruikelijk is om de banden tussen de kerk en haar humanitaire « rechterhand » aan te halen, heb ik als vertegenwoordiger van de Federatie ook deelgenomen aan het bestuur van ADRA Luxemburg (voor ADRA België was dat Jeroen Tuinstra).

Deze lijst van taken is uiteraard niet volledig. Het gaat ook om bezoeken aan kerken, mede-organisatie van en/of deelname aan bijzondere bijeenkomsten: nieuwjaarsreceptie, congressen, plaatselijke administratieve vergaderingen of die van andere federaties, interfederale bijeenkomsten met de Unie, PR-vergaderingen met andere adventistische (of niet-adventistische) verenigingen of instellingen zoals ADRA….

Doelstellingen en visie van de functie

De Commissie Oriëntaties van de vorige Algemene Vergadering heeft geen specifieke visie ontwikkeld voor de functie van algemeen secretaris. Het gaat om een hoofdzakelijk administratieve functie en er is dus weinig bewegingsruimte in de uitvoering ervan.

Mijn visie op de functie was die van een centrale rol, in nauwe samenwerking met en ter ondersteuning van de voorzitter. Mijn voorganger had mij reeds gewezen op het belang van teamwerk. Aangezien ik betrekkelijk nieuw was in de Federatie en meer nog in deze functie, vond ik het belangrijk om de omgeving te leren kennen: eerst observeren en dan voorstellen doen. Maar zoals gezegd was Covid helaas een stevige rem die het dagelijkse uitzonderlijk en het uitzonderlijke onmogelijk maakte. Zoals velen moesten wij navigeren op zicht, vastgeklonken aan de laatste maatregelen van het Overlegcomité voor de administratie en van de ARPEE (Administratieve Raad van de Protestants-Evangelische Eredienst) voor de kerken. Dat belette ons om ons te projecteren zoals we hadden gewild.

Bij de toewijzing van mijn verantwoordelijkheid kreeg ik echter, naast het beheer van de gebruikelijke taken, een doelstelling mee. Het betrof het organiseren van de archivering van de documenten van de Federatie. Een deel van onze documenten bevindt zich in de Faculteit Theologie op de Campus en een ander deel in de kantoren van de Federatie. Het was de bedoeling samen te werken met de verantwoordelijke van het archief van de Campus om de archiveringsregels te leren kennen en het beheer van de documenten tussen beide plaatsen te optimaliseren. Door omstandigheden buiten onze wil om kon deze samenwerking helaas niet doorgaan. Tegen onze aanvankelijke wens in werd ons zelfs gevraagd een aantal documenten naar Brussel te repatriëren.

Na een periode van observeren en leren voelde ik de behoefte aan eenvoudige en duidelijke indicatoren waarmee iedereen zichzelf zou kunnen evalueren op basis van zijn werklast en type activiteit. Helaas was er niet genoeg tijd om deze instrumenten te implementeren.

Aan het einde van het mandaat zag ik de noodzaak om bepaalde taken of databeheer te automatiseren, met name op het gebied van de statistieken van het kerklidmaatschap. Het team van algemeen secretarissen van de zusterfederaties en van onze Unie was trouwens begonnen aan het project van een systeem om het ledenverkeer binnen de Federatie te beheren. Deze software, ACMS genaamd, werkt reeds in een groot aantal landen, maar helaas is wegens Covid het overleg over het al dan niet invoeren van dit project binnen onze Federatie tijdelijk opgeschort.

Beschrijving van de activiteiten

Naast de dagelijkse werkzaamheden van het algemeen secretariaat zijn dit de belangrijkste verwezenlijkingen tijdens het mandaat van 2019-2023:

Onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter heeft de zeskoppige Commissie Personeelszaken tijdens dit mandaat gesprekken gevoerd met toekomstige kandidaten voor tewerkstelling, zowel predikanten als bedienden, en hun naam eventueel voorgesteld aan het Federatiecomité. Voor het zoeken naar een Roemeens predikant heeft zij deze functie gedelegeerd aan een subcommissie (zie hieronder). De Commissie Personeelszaken heeft de 9 nieuwe predikanten ontmoet die tijdens dit mandaat in onze Federatie zijn aangeworven.

Ter vervanging van de met pensioen gaande predikant Ion Lascu werd een zoekcommissie gevormd om een Roemeense predikant te vinden. Zij bestond uit de Roemeense leden van het Federatiecomité en van de Commissie Personeelszaken. De commissie zocht, ontmoette en interviewde een aantal kandidaten en stelde uiteindelijk twee kandidaten voor aan de Commissie Personeelszaken. Deze koos de kandidaat die sindsdien predikant is geworden van de Roemeense kerken in onze Federatie: Adelin Lucian Costache. Hij werd op 1 januari 2022 aangenomen.

Naar aanleiding van het project van de Generale Conferentie om een Adventistische Encyclopedie samen te stellen, werden wij benaderd om een artikel te schrijven over de geschiedenis van het Adventisme in België. Dit artikel, voornamelijk geschreven door de in België geboren professor Cédric Lachenal, zou over enkele weken moeten verschijnen op de online website van de Adventistische Encyclopedie. Een artikel over Luxemburg is eveneens in voorbereiding.

Het beheer van uitnodigingen vanuit kerken voor externe sprekers (predikanten of leken) aan de Federatie gebeurt door middel van de Service Request (SR). Dit behoort tot de gebruikelijke taken, maar komt willekeurig voor. Het is een document dat predikanten, ouderlingen of departementshoofden moeten invullen wanneer zij sprekers van andere instellingen uitnodigen. Dit verzekert alle betrokkenen ervan dat de spreker volledig beantwoordt aan de vereisten. Tussen 2019 en 2023 werden 45 Service Requests gestemd en doorgestuurd naar de Unie en/of zusterfederaties.

Voorts hadden wij het plan om een federaal geestelijk congres te organiseren, maar dat hebben wij tweemaal met een jaar moeten uitstellen. Helaas moesten wij wegens de Covid-beperkingen het telkens uitstellen totdat een gebrek aan beschikbare zalen ons dwong het evenement definitief af te gelasten.

In totaal zijn er tijdens het huidige mandaat in vier jaar tijd 61 vergaderingen van het beperkte comité geweest (dit comité omvat de administrateurs en de twee departementshoofden). Er zijn ook 26 vergaderingen van het Federatiecomité geweest. In deze periode zijn meer dan 100 verslagen met meer dan 400 stemmingen opgesteld.

Momenteel telt onze Federatie 34 kerken (Moeskroen werd officieel gesloten in 2022). Er zijn 5 groepen, waarvan er één tijdens de Algemene Vergadering officieel een kerk zal worden: de Spaanstalige groep in Antwerpen.

De ledenstatistieken van de federatie laten sinds 2019 een bescheiden maar reële stijging zien. Sinds eind 2019 zijn er 108 leden aan de kerken toegevoegd. Op 31 december 2022 telde de Federatie 3016 leden. Hoewel dit van kerk tot kerk sterk verschilt, hebben 20 kerken sinds 2019 een netto toename gezien. De anderen zijn niet gegroeid (7 kerken of groepen) of hebben leden verloren (13 kerken of groepen). Ter vergelijking: in 2019 hadden 21 kerken of groepen een positieve groei, 4 geen groei en 11 een negatieve groei.

Algemene cijfers en gegevens voor de Federatie voor de duur van het mandaat (2019-2022)

Vooraleer naar de cijfers te kijken, is het belangrijk te beseffen dat dit momentopnamen zijn. Zij duiden niet noodzakelijkerwijs op trends noch op eventueel langdurig en langzaam basiswerk in sommige kerken dat later vruchten kan afwerpen. Het zijn indicatoren waarop wij ons deels kunnen baseren om te zienwaar wij meer aandacht aan moeten besteden om vooruitgang te boeken, zowel op federaal als op lokaal kerkelijk niveau. Bij gebrek aan tijd konden wij soms niet dieper op de gegevens ingaan om meer informatie aan te reiken. Geïnteresseerde afgevaardigden kunnen hun analyse voortzetten via onderstaande link naar de brondocumenten.

Ressources Extra / Extra bronnen

Deze tabel bevestigt een situatie die reeds bekend is in onze Federatie, namelijk dat overschrijvingen de voornaamste bron van groei zijn, ver vóór de dopen.

Verder merken wij op dat kerkverlaters (per brief) de voornaamste reden zijn van ledenverlies, net vóór overschrijvingen en overlijdens. Het ontbreekt ons aan afstand om deze gegevens in perspectief te plaatsen, maar nu al lijken ze zeer leerzaam. We komen hier later nog wat uitgebreider op terug.

Dopen en herdopen

Het aantal dopen (inclusief herdopen) tijdens de ambtsperiode bedroeg 203. De gemiddelde jaarlijkse stijging bedraagt bijna 10%. Het gemiddelde aantal dopen per jaar bedraagt ongeveer 50, maar ligt ruim onder de 75 jaarlijkse dopen die tussen 2014 en 2019 werden bereikt. We zitten op dezelfde groeicurve als 12 jaar geleden.

Meer details over de dopen  of Ressources Extra / Extra bronnen

Geloofsbelijdenissen

Het aantal geloofsbelijdenissen bleef de afgelopen 4 jaar volkomen stabiel. De daling in 2021 houdt waarschijnlijk verband met kerksluitingen als gevolg van Covid. In 2022 vond de inhaalbeweging plaats.

Meer details over de geloofsbelijdenissen Ressources Extra / Extra bronnen

Inkomende en uitgaande overschrijvingen

De cijfers betreffende de overschrijvingen vertonen aanzienlijke schommelingen van jaar tot jaar, met name wat de instroom betreft. Het toenemende aantal uitgaande overschrijvingen vanaf 2021 lijkt te wijzen op een nieuw fenomeen van uitstroom uit het grondgebied van de Federatie dat de instroom grotendeels neutraliseert. Het zal interessant zijn te zien of deze trend in de komende jaren wordt bevestigd.

Meer details over de overschrijvingen  Ressources Extra / Extra bronnen

Overlijdens

Het aantal sterfgevallen in de Federatie is voorspelbaar gestegen als gevolg van de Covid-pandemie. De hoge leeftijd van de na de Tweede Wereldoorlog geboren babyboomgeneratie speelt mogelijk ook een rol. Deze tendens dient aandachtig te worden gevolgd, want een hele generatie leden die zeer betrokken is geweest bij de kerk gaat verdwijnen.

Kerkverlaters en zondernieuws

De cijfers in deze grafieken hebben hoofdzakelijk betrekking op zij die het geloof verlaten. Het is duidelijk dat hun aantal van jaar tot jaar sterk varieert. Het gaat om ongeveer 1% van de kerkleden in de Federatie. Maar hoe laag dit aantal ook is, het zou nuttig zijn de beweegredenen van deze kerkverlaters te kennen. Zij hebben namelijk soms minder te maken met disfunctioneren of onenigheid over leerstellingen dan met onverzoenlijke menselijke relaties.

Correcties

De positieve of negatieve correcties zijn onbeduidend tijdens het afgelopen mandaat.

Gedetailleerde gegevens per kerk tussen 2019 en 2022

Dopen per kerk

Zoals we hierboven hebben gezien, piekte het aantal dopen in de afgelopen vier jaar aan het begin en aan het einde van het mandaat. De twee bovenstaande grafieken (I.1. en I.2.) tonen het aantal dopen en herdopen per gemeente over de gehele periode. De tweede (I.2.) is in aflopende volgorde (pareto-diagram). 30 kerken of groepen hadden minstens één doop over de 4 jaar, waarvan 5 elk jaar. Het zou verstandig zijn om de gemeenten te analyseren die in deze periode geen dopen hadden, om te weten hoe ze te begeleiden.  In het algemeen bevestigen de statistieken de trend die al een aantal jaren wordt waargenomen, namelijk dat enerzijds de allochtone kerken sneller groeien dan de autochtone, en anderzijds de kerken in Brussel sneller groeien dan in de rest van het land.

Geloofsbelijdenissen per kerk

De geloofsbelijdenissen behoren niet tot de belangrijkste bronnen van groei van onze Federatie. In de afgelopen 4 jaar hebben in totaal 49 mensen zich langs deze weg aangesloten bij de kerken van de Federatie. Tijdens het mandaat werd in 15 kerken of groepen minstens één geloofsbelijdenis afgelegd.

Overschrijvingen per kerk

Onder de kerken die veel inkomende inschrijvingen tellen, vinden we vooral de allochtone kerken. Zij zijn goed voor het grootste deel van de instroom (waarschijnlijk meestal uit het buitenland). De uitstroom is dan weer meer gerelateerd aan de historische kerken van de Federatie of als zodanig beschouwd binnen een taalgemeenschap, zoals bijvoorbeeld de Roemeense kerk van Brussel-Centrum of Brussels. De grote uitstroom in Moeskroen is te wijten aan de lopende sluiting van de kerk.

Spreiding van mannen en vrouwen in de plaatselijke kerken en in de Federatie

Onder de door de Divisie en de Generale Conferentie gevraagde cijfers bevindt zich het aantal vrouwen en mannen in onze kerk. Onze Federatie telt 58% vrouwen en 42% mannen. Maar dit cijfer varieert van kerk tot kerk. In sommige gevallen zijn er iets meer mannen dan vrouwen. Er zijn geen specifieke regels voor elke kerk, hoewel men zich kan voorstellen dat de allochtone kerken soms samengesteld zijn uit arbeidsmigranten die ver van huis wonen. In onze kerk, zoals in vele andere, vertegenwoordigen vrouwen meer dan de helft van de leden.

Uitdagingen en beperkingen

Werken in dienst van God gaat niet zonder uitdagingen, vooral als je op de Federatie werkt en een andere werkervaring hebt.

Het is duidelijk dat het federatiewerk meer berust op individuele vaardigheden van de teamleden dan op technische of zelfs technologische hulpmiddelen. Dit heeft uiteraard een aantal voordelen, maar ook nadelen. En als we weten dat de menselijke middelen even beperkt zijn als de financiële, is het duidelijk dat elke werkdag bij de Federatie een uitdaging is die het hele team steeds met glans weet aan te gaan.

Persoonlijk moet ik vaststellen dat federatiewerk en plaatselijk kerkwerk niet altijd makkelijk te combineren zijn, vooral als de functie van secretaris al je tijd en energie opslokt. Je krijgt gemakkelijk het gevoel je evenwicht te verliezen en het leven van de je kerken te verwaarlozen. Dit kan een bron van frustratie zijn voor zowel de leden als voor jezelf.

Dank

• Aan mijn voorganger, Christian Bultinck, die mij zo goed heeft voorbereid op de uitdagingen van de functie,
• aan Jeroen Tuinstra voor zijn respect, begeleiding en de prettige samenwerking,
• aan Christian Sabot voor zijn niet aflatende aanwezigheid,
• aan Philippe Leduc en Ricardo Pereira voor hun inzet en samenwerking binnen het Adcom,
• aan Gabriel Golea voor zijn steun en begeleiding, ook wil ik de algemeen-secretarissen van de andere federaties bedanken: Philippe Anquetil, Olivier Maire en Eddy Carneva voor de goede samenwerking met hen gedurende deze 4 jaar.
• aan Ruben de Abreu voor zijn aanspreekbaarheid en advies, met name in het najaar van 2020,
• aan Valérie voor de goede samenwerking en haar grondige kennis van de organisatie van de Federatie, de dossiers in de mappen en de archieven …,
• aan Chantal voor haar nauwgezetheid en haar waardevolle samenwerking,
• aan de andere helpers die af en toe in de wandelgangen langskomen voor een vertaling, om zendingen voor te bereiden of voor elke andere hulp die nodig is: Tony Contant, Luc Delameillieure, …
• aan de leden van het Federatiecomité,
• en aan de leden van de Commissie Personeelszaken (Rudy Van Moere, Chantal Verwee, Michel Thomsin, Madalina Ciupitu, Jeroen Tuinstra en Edouard Ajinca) en van de Zoekcommissie naar een Roemeense predikant : Ion Georgescu, Gorbanescu, Madalina Ciupitu,
• aan het vrolijke team van ADRA België,
• aan mijn vrouw Yvonne en mijn kinderen die mij ondanks mijn vele verplichtingen hebben begeleid en gesteund,
• tenslotte dank ik God dat Hij mij heeft begeleid en mij door mijn functies als algemeen secretaris een ander facet van de kerk heeft laten ontdekken.

Aanbevelingen

• Aansluitend op deze eerste analyse van de cijfers van dit mandaat, raad ik het nieuwe team aan de tijd te nemen om de belangrijkste tendensen (het belang van drop-outs, de toename van de uitgaande overschrijvingen, de potentiële toename van de sterfgevallen bij de babyboomgeneratie, het feit dat vrouwen de meerderheid vormen in de kerk, enz.) te identificeren om ze te begeleiden of te corrigeren zodat iedereen zijn plaats kan vinden in de kerk.

• Gezien het doorgeven van statistische gegevens tijd kost en nauwgezetheid vereist,
  Om de kans op fouten bij het verwerken van de informatie te beperken,
  Om tijd vrij te maken voor andere taken die meer creativiteit en menselijke betrokkenheid vereisen,
  Beveel ik aan dat er oplossingen worden gevonden en ingevoerd om op het niveau van de plaatselijke kerk de overdracht van informatie over bewegingen, dopen of geloofsbelijdenissen van leden te beheren
  en
  Op het niveau van de Federatie beveel ik aan een systeem te ontwikkelen of aan te schaffen dat een eenvoudige en automatische overdracht van gegevens naar andere organen in onze kerk mogelijk maakt (ACMS of soortgelijk).

• Om meer op basis van persoonlijke vaardigheden te werken dan op basis van functieprofielen,
  Om eventuele afwezigheid om medische, persoonlijke of andere redenen zoveel mogelijk te ondervangen,
  Om de uitdagingen en blinde vlekken van het administratief beheer aan te pakken (harmonisatie van de beslissingen; reactiviteit; grotere aanwezigheid in de kerken van de Federatie; beheer en controle van de uurroosters; toezicht, verwerving en opvolging van kennis in verband met de arbeids- of verenigingsreglementering; enz.),
  Beveel ik aan dat de organisatie van taken en verantwoordelijkheden tussen de assistentes en de algemeen secretaris herbekeken wordt, zodat het federatieteam elkaar beter kan aanvullen en meer duidelijkheid krijgt over elkaars taken, en zodat de algemeen secretaris zijn tijd op kantoor kan opvoeren tot 80 of 100% en een echte toegevoegde waarde kan zijn voor administratief leiderschap en besluitvorming.

• Om de werking te optimaliseren, om meer aandacht te kunnen hebben voor de eigen werkzaamheid, en om ruimte te sparen en aan efficiëntie te winnen,
  Beveel ik de invoering aan van hulpmiddelen om de opslag en archivering te stroomlijnen met beproefde archiverings- of sorteermethoden;
  Beveel ik aan eenvoudige en relevante activiteitenindicatoren in te voeren om een zelfevaluatie van de werklast, van de evolutie van de activiteiten en van de behoeften binnen het federale team mogelijk te maken.

• Omdat onze Federatie een klein aantal predikanten telt,
  Omdat velen van hen daardoor ooit de kans zullen krijgen om, afhankelijk van hun vaardigheden, door te stromen naar administratieve functies,
  Om hen op deze verantwoordelijkheden voor te bereiden en hen tegelijkertijd in staat te stellen op hun pastoraal niveau beter op de hoogte zijn van de administratieve, financiële en technische realiteit,
  Beveel ik aan om in de begeleiding en permanente vorming van predikanten eenmaal per jaar technische modules op te nemen die rechtstreeks verband houden met de vaardigheden die nodig zijn om als administrateurs of als leden van het voltallig Federatiecomité administratieve of toezichthoudende functies uit te oefenen (management, boekhouding, websitebeheer, enz.).

Ik wil een vraag stellen over dit rapport