Rapport du Secrétaire Général

Le rôle du SG dans une fédération (Working Policy)

Quel sont les rôles du secrétaire général dans une fédération ?

Selon le Working Policy, le rôle du secrétaire général de la fédération est de travailler en collaboration avec le président sous la direction du comité exécutif de fédération. Il agit comme vice-président du comité exécutif pleinier en cas de vacance pour différentes raisons du président. Il est responsable de la prise de notes lors des comités et assemblées et partage les comptes-rendus à l’ensemble des membres du comité de fédération ainsi qu’aux institutions-sœurs. Il communique une série d’information au président ou au comité de fédération et s’acquittent de tâches habituellement liées à la gestion des bureaux. Avec le président, il accompagne également la planification des activités à plus ou moins long terme avec la collaboration des responsables de pôle et de départements. Enfin, il est en contact avec les autres secrétaires généraux des institutions sœurs des fédérations et de l’Union.

Les tâches du secrétariat

Quels sont les tâches du secrétaire général ?

Les tâches qui occupent le plus l’agenda d’un secrétaire général sont les activités régulières et essentielles de la fonction. Mais comme dans toute administration, il peut aussi y avoir des imprévus qui exigent une implication ponctuelle plus importante.

En tout premier lieu, il faut préparer les réunions des comités restreints et pleinier de la fédération.

• Elaborer l’ordre du jour en collaboration avec le président,
• Prendre des notes des décisions,
• Rédiger et éventuellement corriger les rapports,
• Les envoyer aux personnes concernées : administrateurs, membres du bureau restreint et du comité pleinier, fédérations, Union, Division et GCAS,
• Archiver les rapports.

Ensuite, le secrétaire général a aussi la responsabilité des Etats de service du personnel (pasteurs et employés) grâce auxquels les années de service des pasteurs sont comptabilisées en vue de leur retraite. Ces tableaux comprennent toute l’évolution de la carrière du pasteur ou de l’employé au sein de notre fédération.

Il y a également la supervision des documents statistiques des membres de la fédération. En effet, jusqu’à son départ à la retraite, Chantal Dhoosche, notre assistante tenait à jour les fichiers de transferts, de baptêmes et de professions de foi en lien avec les secrétaires des églises de la fédération. C’est un travail essentiel pour l’église locale et la fédération. Et je tiens à remercier ici, Chantal et avec elle, les secrétaires d’église qui gèrent avec attention et consécration les données de mouvements ou d’intégration des membres d’église et le plus souvent avec une très grande rigueur. En attendant l’arrivée de la nouvelle assistante début juin 2023, les tâches de Chantal ont été réparties entre les administrateurs, les pasteurs et Valérie, provisoirement notre seule assistante en ce moment.

Le secrétaire général est également amené à participer aux différents comités liés à sa fonction. A commencer par le comité des ressources humaines.

A noter également, comme il est d’usage dans notre église afin de resserrer les liens entre l’église et son « bras droit » humanitaire, j’ai participé au comité de direction d’Adra Luxembourg en tant que représentant de la fédération (pour ADRA Belgique, ce fut Jeroen Tuinstra qui avait cette responsabilité).

La liste de ces tâches n’est évidemment pas exhaustive. Il y a encore les visites aux églises, la co-organisation et/ou la participation à des rencontres particulières : le Nouvel an, les congrès, les assemblées administratives locales ou d’autres fédérations, les rencontres interfédérales avec l’Union, les rencontres de relations publiques avec d’autres associations ou institutions adventistes comme ADRA ou éventuellement non adventistes le cas échéant ….

Objectifs et vision de la fonction

Lors de l’assemblée précédente, la commission d’orientation n’avait pas défini une vision particulière pour le poste de secrétaire général. Il est vrai qu’il s’agit d’un poste principalement administratif et de ce fait, il ne reste qu’une marge de manœuvre assez réduite sur la manière de l’exercer.

La vision que j’avais du poste était celle d’une position centrale, en étroite collaboration et soutien au président. L’importance du travail en équipe m’avait déjà été signalé par mon prédécesseur. Etant relativement nouveau, au sein de la fédération et encore davantage à ce poste, il me semblait important de bien prendre la mesure de son environnement : Observer dans un premier temps puis faire des propositions. Mais comme indiqué plus haut, le Covid fut malheureusement un vrai frein qui a rendu le quotidien exceptionnel et l’exceptionnel impossible. Comme beaucoup, nous naviguions à vue, arc-boutés sur les dernières mesures recommandées par le Codeco pour l’administration et le CACPE (Conseil Administratif du Culte Protestant et Evangélique) pour les églises. Ce qui nous a empêché de nous projeter comme nous le voulions.

Cependant, lorsque la responsabilité m’a été confié, outre la gestion des tâches habituelles, un objectif m’avait été proposé. Il s’agissait d’organiser l’archivage des documents de la fédération. Il faut savoir qu’une partie de nos documents se trouve à la Faculté de théologie du Campus tandis que l’autre est dans les bureaux de la fédération. L’idée était de pouvoir collaborer avec le responsable des archives du Campus pour apprendre les règles d’archivage et pour optimiser la gestion des documents entre les deux lieux. Malheureusement, pour des raisons indépendantes de notre volonté, la collaboration n’a pas pu se faire. Et même, il nous a été demandé de rapatrier à Bruxelles un certain nombre de documents contre notre souhait initial.

Ensuite, après un temps d’observation et d’apprentissage, j’avais senti le besoin de nous doter d’indicateurs simples et clairs permettant à chacun de s’auto-évaluer selon sa charge de travail et le type de son activité. Malheureusement, le temps a manqué pour pouvoir mettre en place ces outils.

Vers la fin du mandat, j’ai mesuré la nécessité d’automatiser certaines tâches ou la gestion des données notamment dans le domaine des statistiques des membres d’église. D’ailleurs, l’équipe des secrétaires généraux des fédérations-sœurs et de notre Union avaient commencé à travailler sur le projet d’un système de gestion des mouvements des membres au sein de la fédération entre les églises. Appelé ACMS, ce logiciel fonctionne déjà dans un certain nombre important de pays mais malheureusement en raison du Covid, la réflexion sur l’implémentation ou non de ce projet au sein de notre fédération a été provisoirement mis en pause.

Description des activités

Outre les tâches quotidiennes liés au secrétariat général, voici les principales réalisations pendant la mandature 2019-2023.

Sous la responsabilité du président pendant ce mandat, le comité des ressources humaines, composé de 6 personnes, a réalisé des entretiens avec les futurs candidats à l’embauche qu’ils soient pasteurs ou employés et a proposé leurs noms potentiels au comité de fédération. Il a aussi délégué cette fonction à une sous-commission chargé de la recherche d’un pasteur roumain (voir ci-dessous). Ce comité a rencontré les 9 nouveaux pasteurs qui ont été recrutés tout au long de cette mandature dans notre fédération.

Pour remplacer le pasteur Ion Lascu en partance pour la pension, une commission de recherche d’un pasteur roumain a été mise en place. Composée de membres roumains du comité de fédération et de la commission des ressources humaines, elle a recherché, rencontré et interrogé un certain nombre de candidats pour finalement en présenter deux à la commission des ressources humaines. Celle-ci a retenu celui qui, dès lors, est devenu le pasteur des églises roumaines de notre fédération : Adelin Lucian Costache. Nous l’avons embauché le 1^er janvier 2022.

Suite au projet de mise en place d’une encyclopédie adventiste par la Conférence Générale, nous avons été contactés pour éditer un article sur l’histoire de l’adventisme en Belgique. Rédigé principalement par le professeur d’origine belge, Cédric Lachenal, il devrait apparaitre dans quelques semaines sur le site en ligne de l’Encyclopédie adventiste. Un article sur le Luxembourg est également en préparation.

La gestion des invitations des églises pour des intervenants extérieurs (pasteurs ou membres laïcs) à la fédération au moyen du Service Request (SR). Cela fait partie des tâches habituelles mais qui arrivent de manière aléatoire. C’est un document que les pasteurs, les anciens ou les responsables de département doivent remplir lorsqu’ils invitent des orateurs d’autres institutions. Cela assure à toutes les parties que l’orateur est en situation régulière à tout point de vue. Entre 2019 et 2023, 45 Service Requests ont été votés et transmis à l’Union et /ou fédérations-sœurs.

Par ailleurs, nous avons eu le projet d’organiser un congrès spirituel fédéral que nous avons repoussé à 2 reprises d’une année à deux reprises en raison des contraintes Covid. Finalement, faute de salles disponibles, nous l’avons définitivement annulé l’an dernier.

En définitive, dans le cadre de la mandature actuelle, en l’espace de 4 ans nous avons eu 61 réunions du comité restreint (Ce comité comprend les administrateurs, et les deux responsables de pôle). 26 réunions du comité de fédération ont également eu lieu. Plus de 100 rapports contenant plus de 400 votes ont été rédigés sur cette période.

Actuellement le nombre d’église dans notre fédération s’élève à 34 (Mouscron a officiellement fermé en 2022). Il y a 5 groupes dont un va devenir officiellement une église sous réserve, bien sûr, du vote favorable de l’assemblée : le groupe hispanophone d’Anvers.

En parallèle, les chiffres des statistiques des membres de la fédération ont continué de montrer une progression modeste mais réelle depuis 2019. 108 membres ont été ajoutés aux églises depuis fin 2019. Dans la fédération au 31 décembre 2022, il y avait 3016 membres. Même si cela est très variable d’une église à une autre, 20 églises ont connu une progression nette sur depuis 2019. Les autres n’ont soit pas grandi (7 églises ou groupes) soit ont perdu des membres (13 églises ou groupes). Pour comparaison, entre 2015 et 2019, 21 églises ou groupes connaissaient une croissance positive, pour 4 d’entre eux, elle était nulle et pour 11, elle était négative.

Chiffres et données globales pour la fédération sur la mandature (2019-2022)

Avant de regarder les données chiffrées, il faut garder à l’esprit que ce sont des photographies d’un instant ‘t’. Elles ne donnent pas nécessairement des tendances ni n’indiquent le long et lent travail de fond qui peut être réalisé dans certaines églises et qui portera plus tard des fruits. Ce sont des indicateurs sur lesquels nous pouvons partiellement nous appuyer pour voir, tant au niveau fédéral que sur le plan de l’église local où nous devons davantage porter notre attention afin de progresser. Parfois, par manque de temps, il ne nous a pas été possible d’approfondir les données afin d’en tirer davantage d’information. Le délégué intéressé pourra librement poursuivre son analyse à l’aide du lien ci-dessous renvoyant vers les documents sources.

Ressources Extra / Extra bronnen

Ce tableau confirme une situation déjà bien connue dans notre fédération. c’est que la principale source de croissance sont les entrées par transferts loin devant les baptêmes.

Notons également que les abandons (par lettre) sont le premier motif pour quitter l’église locale juste devant les sorties par transferts et les décès. Il nous manque du recul pour mettre ces données en perspectives mais tel quel, elles semblent déjà riches d’enseignement. Nous y reviendrons un peu plus en détail plus loin.

Les baptêmes et re-baptêmes

Le nombre des baptêmes (re-baptême inclus) sur la mandature s’élève à 203. En moyenne annuelle, la progression est de près de 10 %. Le nombre moyen de baptême par an est d’environ 50 mais bien en dessous des 75 baptêmes annuels atteints entre 2014 et 2019. Nous sommes sur la même courbe de progression qu’il y a 12 ans en arrière.

Plus de détails sur les baptêmes Ressources Extra / Extra bronnen

Les professions de foi

Le niveau des professions de foi est parfaitement stable sur les 4 ans passées. La baisse de 2021 est sans doute liée aux fermetures des églises à cause du Covid. Le rattrapage a eu lieu en 2022.

Plus de détails sur les professions de foi Ressources Extra / Extra bronnen

Les transferts (entrées et sorties)

Les chiffres liés aux transferts indiquent des variations importantes d’une année à l’autre notamment pour les entrées. Les niveaux croissants de sortie à partir de 2021 semble faire apparaitre un nouveau phénomène de sortie du territoire de la fédération qui compense en grande partie les entrées. Il serait intéressant de savoir si la tendance se confirme dans les années à venir.

Plus de détails sur les transferts Ressources Extra / Extra bronnen

Les décès

Le nombre de décès au sein de la fédération a connu une montée prévisible en raison de la pandémie de Covid. Il est également possible qu’il reste à un niveau élevé en raison de l’âge avancé de la génération du baby-boom née après la 2^nde guerre mondiale. Il faudra observer cette tendance car c’est toute une génération de membres ayant été très impliqués dans l’église qui va disparaitre.

Abandon et absence de nouvelles

Les chiffres indiqués ici sur ces tableaux sont essentiellement liés aux abandons de la foi. On peut voir qu’ils sont très variables d’une année sur l’autre. Il s’agit d’environ 1% des membres d’église de la fédération. Cependant, aussi faible ce nombre soit-il, il serait utile d’arriver à connaitre les motivations de ces abandons de foi. Car ils prennent parfois leur origine moins dans des dysfonctionnements ou des désaccords sur les doctrines que dans des relations humaines non réconciliées.

Ajustements

Les ajustements en positif ou en négatif sont insignifiants sur la dernière mandature.

Données détaillées par église entre 2019 et 2022

Nombres de baptêmes par église

Comme nous l’avions vu plus haut, le nombre des baptêmes sur les 4 dernières années a connu un pic en début et en fin de mandat. Les deux graphiques ci-dessus (I.1. et I.2.) indiquent le nombre de baptêmes et de rebaptêmes par église sur l’ensemble de la mandature. Le second (I.2.) est par ordre décroissant (diagramme de Pareto). 30 églises ou groupes ont connu au moins un baptême sur les 4 ans. 5 d’entre elles en ont fêté tous les ans. Il serait judicieux de se pencher sur les communautés qui n’ont pas connu de baptêmes pendant cette période pour savoir comment les accompagner.  Ils corroborent globalement la tendance observée déjà depuis un certain nombre d’années selon laquelle, les églises allochtones progressent plus vite que les églises autochtones d’une part et que d’autre part, les églises présentent à Bruxelles se développent plus vite que dans le reste du pays.

Nombres de profession de foi

Les professions de foi ne sont pas une des sources principales de croissance de notre fédération. Au total, sur les 4 ans, 49 personnes se sont jointes aux églises de la fédération par ce biais. 15 églises ou groupes sont procédés à au moins une profession de foi sur la mandature.

Transferts par église

Parmi les églises accueillant beaucoup de transferts, on trouve essentiellement les églises allochtones. Elles représentent la majorité des entrées (sans doute le plus souvent en provenance de l’étranger). A l’opposé, les sorties concernent davantage les églises historiques de la fédération ou considéré comme telle au sein d’une communauté linguistique comme c’est le cas pour l’église roumaine de Bruxelles Centre ou Brussels. Notons les sorties importantes à Mouscron en raison de la fermeture en cours de l’église.

Répartition hommes et femmes dans les églises locales et dans la fédération

Parmi les chiffres demandés par la Division et la Conférence Général, il y a le nombre de femmes et d’hommes qui composent notre église. Au sein de notre fédération, les femmes représentent 58 % et les hommes 42 %. Mais ce chiffre varie selon les églises. Dans certains cas, les hommes sont légèrement plus nombreux que leurs sœurs. Il n’y a pas de règles particulières selon les églises même si on peut imaginer que les églises allochtones sont parfois composées de travailleurs émigrés vivant loin de chez eux. Dans notre église comme dans beaucoup d’autres, les femmes représentent largement plus de la moitié des membres.

Les défis et les limites

Travailler au service de Dieu n’est pas sans défi en particulier lorsqu’on travaille à la fédération et que l’on a une expérience de travail différente.

Force est de constater qu’un des défis lorsque l’on sert à la fédération est que le travail repose davantage sur les compétences personnelles de l’équipe que sur les outils techniques voire technologiques à disposition. Ce qui bien évidemment a un certain nombre d’avantages et mais aussi quelques inconvénients. Et quand on sait que les moyens humains sont limités tout autant que les moyens financiers, on peut se rendre compte combien chaque jour de travail à la fédération est un défi que la totalité de l’équipe arrive constamment à relever avec brio.

Sur le plan personnel, je note que le fait de travailler à sur un poste fédéral avec des responsabilités d’église locale n’est pas toujours facile à gérer en particulier quand le poste de secrétaire a tendance à absorber tout son temps et son énergie. On peut facilement avoir l’impression de perdre l’équilibre et de négliger la vie des églises que l’on gère. Ce qui peut être source de frustration tant chez les membres que pour soi.

Mes remerciements

• A mon prédécesseur Christian Bultinck, qui m’a si bien préparé aux enjeux du poste,
• à Jeroen Tuinstra pour son respect, son accompagnement et la belle collaboration,
• à Christian Sabot pour sa présence assidue sans compter,
• à Philippe Leduc et Ricardo Pereira pour leur implication et collaboration au sein de l’Adcom,
• à Valérie pour la bonne collaboration et sa connaissance approfondie de l’organisation de la fédération, des fichiers dans les répertoires et des archives….
• à Chantal pour sa rigueur et sa précieuse collaboration,
• pour les autres aides que l’on voit passer furtivement de temps en temps dans les couloirs pour une traduction, des envois à préparer ou tout autre coup de main qui fait du bien : Tony Contant, Luc Delameillieure, …
• aux membres du comité de fédération,
• et aux membres du comité des ressources humaines (Rudy Van Moere, Chantal Verwee, Michel Thomsin, Madalina Ciupitu, Jeroen Tuinstra et Edouard Ajinca) et à la commission de recherche d’un pasteur roumain : Ion Georgescu, Gorbanescu, Madalina Ciupitu,
• à Gabriel Golea pour son soutien et son accompagnement, ainsi qu’aux collègues secrétaires généraux des autres fédérations : Philippe Anquetil, Olivier Maire et Eddy Carneva, pour le bon travail d’équipe réalisé avec eux pendant ces 4 ans,
• A Ruben de Abreu pour sa réactivité et ses conseils en particulier à l’automne 2020,
• aux membres dévoués du conseil d’administration d’ADRA Luxembourg,
• à la joyeuse équipe d’ADRA Belgium,
• A mon épouse Yvonne et à mes enfants qui m’ont accompagné et soutenu malgré mes nombreux engagements,
• enfin, merci à Dieu de m’avoir accompagné et permis de découvrir une autre facette de l’église au travers de mes fonctions de secrétaire général.

Mes recommandations

1. Suite à cette première analyse des données chiffrées de cette mandature, je recommande à la nouvelle équipe de prendre le temps d’en relever les tendances lourdes (importance des abandons, montée des sorties par transferts, augmentation des décès potentiels pour la génération du baby-boom, présence surnuméraire des femmes dans l’église…) pour les accompagner ou y pallier afin que chacun puisse trouver sa place dans l’église.

• Parce que la communication des données statistiques prend du temps et demande de la rigueur,
  Pour limiter les risques d’erreur dans le traitement des informations,
  Pour arriver à dégager du temps pour d’autres tâches nécessitant plus de créativité et d’implication humaine,
  Je recommande de trouver et mettre en place des solutions pour gérer, au niveau des églises locales, la transmission des informations au sujet des mouvements, des baptêmes ou professions de foi des membres et
  Au niveau de la fédération, je recommande de développer un système ou d’en acquérir un permettant de transférer de manière simple et automatique les données aux autres instances de notre église (ACMS ou autres).

• Pour travailler davantage sur la base des compétences personnelles que sur des profils de poste,
  Pour pallier, dans la mesure du possible, à toute éventualité d’absence pour raisons médicales, personnelles ou autres,
  Pour répondre aux défis et aux angles morts de la gestion administrative (harmonisation des décisions, réactivité, présence accrue auprès des églises de la fédération, gestion et suivi des horaires, veille, acquisition et suivi des connaissances liées à la réglementation du travail ou des associations),
  Je recommande de mettre à plat l’organisation des tâches et des responsabilités entre les assistantes et le secrétaire général afin de permettre à l’équipe de la fédération d’être plus complémentaire et plus au clair sur les tâches de chacun, et de permettre au secrétaire général d’augmenter son temps de présence à 80 ou 100 % dans les bureaux et d’être une vraie valeur ajoutée pour le leadership administratif et la prise de décision.

• Pour assurer un meilleur fonctionnement, un meilleur suivi de son activité personnelle, pour gagner de la place et de l’efficacité,
  Je recommande la mise en place d’outils permettant de rationaliser le rangement et l’archivage avec des méthodes de classement ou de tri qui ont fait leurs preuves ;
  Je recommande la mise en place d’indicateurs d’activités simples et pertinents afin de permettre une autoévaluation de la charge de travail, de l’évolution des activités et des besoins au sein de l’équipe fédéral.

• Parce que notre fédération rassemble un petit nombre de pasteur,
  Parce qu’en conséquence, beaucoup d’entre eux auront l’opportunité à un moment ou à un autre d’accéder à des postes administratifs selon leurs compétences,
  Pour les préparer à ces responsabilités tout en leur permettant d’être, à leur niveau pastoral, des acteurs plus au fait des réalités administratives, financières et techniques, Je recommande d’inclure dans l’accompagnement et la formation continue des pasteurs des modules techniques une fois par an en lien direct avec les compétences nécessaires pour assurer des fonctions administratives ou de supervision comme administrateurs ou comme membre du comité pleinier de fédération (management, comptabilité, gestion de site internet…).

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